Chaque année, l’assemblée générale ordinaire doit se réunir afin d’approuver les comptes clos de l’année écoulée dans un délai maximum de six mois à compter de la clôture des comptes, soit jusqu’au 30 juin 2020 pour les entreprises dont l’exercice social se clôture le 31 décembre 2019. Or, les entreprises doivent tenir compte des conséquences de la période d’état d’urgence sanitaire et de ses conséquences dans ce cadre. En particulier, des lois et ordonnances récentes sont venues réguler la tenue des prochaines assemblées générales d’approbation des comptes.
I. Je n’ai pas encore clôturé mes comptes en raison des conséquences du Covid-19, que va-t-il se passer si je ne tiens pas mon assemblée générale dans les délais initialement prévus ?
Le délai habituel pour l’approbation des comptes annuels a été prorogé de trois mois par ordonnance n°2020-318 en date du 25 mars 2020 prise par le gouvernement dans le cadre de la loi n°2020-290 en date du 23 mars 2020.
Les sociétés et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020 susvisée bénéficient donc de trois mois supplémentaires pour présenter leurs comptes et le rapport de gestion, le cas échéant.
Conformément aux indications fournies par le Ministère de l’Economie et des Finance, en l’état ces mesures sont applicables à toutes les assemblées tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020.
Ce délai pourra être prolongé par décret jusqu’au 30 novembre 2020 au plus tard (https://www.tresor.economie.gouv.fr/Articles/1c3d1af2-dfea-4f9c-a998-efbce8f918d0/files/09e87e4b-60f3-4cb6-9810-3605ff884a0e).
Attention cependant, cette prorogation de délai ne s’applique pas aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.
Ainsi, si votre société a un commissaire aux comptes nommé et que celui-ci a émis son rapport avant le 12 mars 2020, la prorogation de délai ne s’applique pas à votre société et vous devrez tenir votre assemblée générale d’approbation des comptes dans les délais habituels.
II. Puis-je tenir mon assemblée générale d’approbation des comptes par voie dématérialisée ou par consultation écrite lorsque la loi ou les statuts ne m’y autorisent pas expressément ? (voir la Note d’information du cabinet sur le sujet de la tenue des assemblées générales)
L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant sur les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et réunions d’organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai – voir ci-dessus) permet de tenir toutes les assemblée générales par voie dématérialisée ou par consultation écrite en raison de l’épidémie de Covid-19 et ce même lorsque les statuts ne prévoient pas cette possibilité.
Il est ainsi possible d’avoir recours à la visioconférence, la consultation écrite ainsi qu’aux autres moyens de télécommunication dans le cadre de l’approbation des comptes de la société notamment, y compris pour les sociétés dont le recours à ce type de moyens est prohibé par la loi ou non prévu statutairement.
Il revient à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou à son représentant légal agissant sur délégation) de décider que l’assemblée se tiendra sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Pour les besoins de calcul du quorum et de la majorité, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son représentant légal peut comptabiliser les membres qui participent par visioconférence, sous réserve que la méthode choisie permette de les identifier.
En tout état de cause, les moyens utilisés doivent permettre de garantir l’intégrité des débats et la société doit disposer des moyens techniques adéquats pour assurer la bonne tenue de l’assemblée.
III. Mon entreprise a-t-elle l’obligation de présenter un rapport de gestion ?
Si votre entreprise est considérée comme une petite entreprise au sens de l’article L. 123-16 du Code de commerce, elle n’est pas dans l’obligation de présenter un rapport de gestion (article L232-1, IV du Code de commerce).
Sont des petites entreprises les commerçants, personnes physiques ou personnes morales, pour lesquels, au titre du dernier exercice comptable clos et sur une base annuelle, deux des trois seuils suivants ne sont pas dépassés : le total du bilan fixé à 6 000 000 d’euros, le montant net du chiffre d’affaires fixé à 12 000 000 d’euros ou le nombre moyen de salariés employés au cours de l’exercice fixé à 50 salariés (articles L123-16 et D123-200 du code de commerce).
Ainsi, si vous êtes commerçant, entrepreneur individuel ou que vous avez une société et que vous ne dépassez pas deux de ces trois seuils, vous êtes considéré comme une petite entreprise et êtes dispensé de l’obligation de produire un rapport de gestion.
Indépendamment des seuils précités, cette dispense n’est pas applicable aux établissements de crédit et sociétés de financement, établissements de paiement et établissements de monnaie électronique, entreprises d’assurance et de réassurance, fonds et institutions de retraite professionnelle supplémentaire, mutuelles ou unions, organismes de sécurité sociale, institutions de prévoyance et à leurs unions, mutuelles et unions de mutuelles, personnes et entités dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé, personnes et entités qui font appel à la générosité publique ou aux sociétés dont l’activité consiste à gérer des titres de participations ou des valeurs mobilières (article L232-1, IV et L. 123-16-2 du Code de commerce).
IV. Le rapport de gestion du Président doit-il prendre en comptes les conséquences du Covid-19 ?
Le rapport de gestion du Président doit prendre en compte les conséquences du Covid-19 sur la vie sociale. En effet, le rapport de gestion doit notamment exposer (i) la situation de la société durant l’exercice écoulé, (ii) son évolution prévisible et (iii) les événements importants survenus entre la date de la clôture de l’exercice et la date à laquelle il est établi (article L232-1, II du code de commerce).
Or, la situation de la société durant l’exercice 2019 peut avoir été impactée pour les sociétés ayant un lien commercial direct avec la Chine.
Par ailleurs, les sociétés anonymes doivent fournir dans leur rapport de gestion la description des principaux risques et incertitudes auxquels la société est confrontée (article L225-100-1, 3° du code de commerce).
Cet article ne s’applique pas aux sociétés par actions simplifiées (exclusion de cette application par l’article L227-1 du Code de commerce). Cependant, il convient d’inclure cet aspect même pour les SAS à des fins de transparence vis-à-vis des actionnaires.
Enfin, le Covid-19, qualifié de pandémie par l’Organisation mondiale de la santé le 11 mars 2020, peut être considéré comme un événement important survenu entre la date de la clôture de l’exercice et la date à laquelle il est établi. Il sera donc nécessaire d’indiquer dans le rapport de gestion l’impact de la pandémie sur l’année en cours, c’est-à-dire son impact sur la situation financière de la société, ainsi que les mesures concrètes prises par la société dans le cadre de la crise actuelle.
Par exemple, si la société est concernée par les mesures de fermetures obligatoires décidées par le premier ministre le 14 mars dernier, par les mesures de chômage partiel pour tout ou partie des salariés, par la mise en place du télétravail et modalités applicables, ainsi que les mesure de protection des salariés adoptées lorsque le télétravail n’a pu être mis en place, notamment.
Dans l’hypothèse où il existe un Conseil d’administration, ces points devraient être évoqués afin que les décisions stratégiques soient prises en tenant compte des conséquences concrètes de la crise liée au Coronavirus.
Nous sommes à votre disposition pour toute question.
Maître Céline Bondard Maître
Avocat aux Barreaux de Paris et New York
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Avocat aux Barreaux de Paris et São Paulo
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